MS Access: Tarea

La tarea consistía en la creación de una base de datos sencilla a partir de la información de población por barrios y vivienda del municipio de residencia. Luego se creaba una relación directa entre los campos de diferentes tablas para así crear un reporte de la relación deseada.

Procedimiento para la creación de una base de datos.

Una base de datos es un sistema que permite el almacenamiento y el rápido acceso a la información que trabaja. También permite la relación entre distintos campos, tablas y otras bases de datos. Para la creación de una base de datos es necesario tener un programa que permita su creación y manipulación, en este caso usaremos Microsoft Office Access 2007. Abrimos el programa y seleccionamos el estilo o “template” para la base de datos que queremos crear. En esta ocasión seleccionamos “blank database” y oprimimos “create”. Luego procedemos a la creación de las tablas que van a contener la información que deseamos almacenar y relacionar. Oprimimos “view” y escribimos el nombre de la primera tabla a ser creada. Después escribimos el nombre del campo o los campos de la tabla y seleccionamos el tipo de información que irá en ese campo, por ejemplo, si el campo son nombres de personas, pues seleccionamos “text” en el tipo de data del campo. También podemos manipular cuantos caracteres tendrá ese campo. Luego de haber escrito los nombres de los campos de la primera tabla entonces seleccionamos el “primary key” que va a ser el primer objeto de búsqueda. Oprimimos “view” nuevamente y procedemos a escribir la información de los campos creados para la primera tabla. Si desea crear otra tabla, seleccione “create” y luego “table”, luego hace el mismo procedimiento que realizó para la primera tabla. Al tener todas las tablas con la información que desea relacionar creadas, proceda a establecer las relaciones directas entre ellas. Para esto seleccione “database tools” y luego “relationships”. Añada las tablas que desea relacionar y luego seleccione en la tabla el campo que quiere relacionar de una y lo pasa a la otra. Establezca la relación correcta que quiere de una tabla con la otra y seleccione “create”. Para la creación de un reporte de las relaciones que creó, seleccione “create”, “report wizard”. Seleccione los campos que desea añadir de las tablas creadas al reporte, seleccione los niveles de agrupación, escoja el orden en que quiere los campos, fije el formato y la orientación de la hoja, seleccione el estilo, luego nombre el reporte y oprima “finish”. El reporte se crea y ve las relaciones que creó de la información de las tablas. Luego modifica espacios y colores de su preferencia.